Code of Compliance (only in German)
Verhaltenskodex für Mitglieder des Management Committees von Base4NFDI bei möglicher Befangenheit
Einleitung
Base4NFDI ist ein DFG-gefördertes Projekt zum Aufbau von Basisdiensten für die NFDI. Über das Bekenntnis zu den Regeln der Guten Wissenschaftlichen Praxis hinaus, verpflichten sich die Co-Spokespersons (Management Committee) des Verbundes hiermit zur Einhaltung dieses weitergehenden Kodex. Unser Engagement gilt dem Aufbau dieser Basisdienste. Wir haben uns auf diesen Kodex verständigt, den wir transparent öffentlich machen. Auch nur der Anschein von Befangenheit würde dieser Zielsetzung unter Umständen schaden und ist daher zu vermeiden.
Haltung
Alle Mitglieder des Management Committees bekennen sich zu höchster Transparenz hinsichtlich der Motive und möglichen Einflussfaktoren auf ihre Handlungen und hinsichtlich der Mitwirkung bei der Vorbereitung von Entscheidungen. Aus einer selbstkritischen Haltung heraus werden wir diese proaktiv und in jedem Fall auf Nachfrage offenlegen. Als Kolleginnen und Kollegen sagen wir uns gegenseitig zu, bei offenen Fragen kollegial und ohne voreilige Beurteilung Hilfestellungen zur Einschätzung möglicher Konfliktsituationen zu leisten.
Inkompatibilitäten
Eine Tätigkeit im Management Committee ist grundsätzlich und ausnahmslos unvereinbar mit der Beantragung und / oder dem Bezug von flexiblen Mitteln aus Base4NFDI, die vom Mitglied des Management Committees selbst inhaltlich verantwortet werden. Ein Indiz für eine derartige Verantwortung kann eine Buchung über dieselbe Kostenstelle bzw. ein vergleichbarer selbstkontrollierter Finanzzugriff sein.
Mitarbeitende, die aus den Co-Spokespersons direkt aus dem Antrag zufließenden Base4NFDI-Mitteln bezahlt werden, dürfen grundsätzlich und ausnahmslos nicht für die Mitarbeit an Basisdiensten oder diesbezüglichen Anträgen aus weiteren/zusätzlichen Base4NFDI Mitteln finanziert werden. So sollen diese Mitarbeitenden auch immer frei von Befangenheiten alle Basisdienst-Anträge vollumfänglich bearbeiten und unterstützen können.
Verhalten
Darüber hinaus sind auch Basisdienst-Anträgen oder -Aktivitäten hierarchisch über- oder untergeordnete Personen potenziell gefährdet, einen Anschein von Befangenheit zu erwecken. Die Mitglieder des Management Committees treten dem aktiv entgegen. Sie machen im Kolleg:innenkreis transparent, wenn sie Informationen zum Projekt gegenüber ihren Vorgesetzten offenlegen müssen, sie von Mitarbeitenden involviert werden oder wenn andere inhaltliche Bezüge zu Anträgen entstehen. Weitere Indikationen für Befangenheiten werden offen im Management Committee diskutiert. Mögliche Beispiele sind
- die Beteiligung von direkten Kolleg:innen in der Antragstellung oder
- die Beteiligung (z.B. in Sektionsarbeitsgruppen) bei der Vorbereitung von Anträgen.
Sobald ein Eindruck von Befangenheit entstehen kann, enthalten sich Betroffene bei Entscheidungen im Management Committee.
Zudem stellen wir durch ein konsequentes Coworking sicher, dass immer mindestens zwei Personen aus dem Team an Arbeiten beteiligt sind.
Wir bekräftigen an dieser Stelle außerdem das Selbstverständliche: Informationen aus dem Bewertungsprozess werden im Projekt sparsam und außerhalb von Base4NFDI nicht geteilt.
Durchsetzung
Die Durchsetzung erfolgt aus der eigenverantwortlichen Haltung der Beteiligten heraus.
Das Management Committee behält es sich vor, eine grobe Missachtung dieses Kodex bei Förderentscheidungen gegenüber der Konsortialversammlung offen zu legen und in Empfehlungen an diese einfließen zu lassen.
Beschwerden
Das Management Committee von Base4NFDI bittet alle Personen, die Zweifel an der Umsetzung dieses Verhaltenskodex haben oder die diese Regelungen nicht für zweckmäßig oder ausreichend halten, sich an die unabhängige Ombudsperson für Base4NFDI zu wenden. Eine offizielle Ombudsperson bzw. Ombudspersonengruppe wird Ende des Jahres 2024 von der NFDI Mitgliederversammlung ernannt. Bis dahin ist Najla Rettberg, Executive Manager von Base4NFDI, vermittelnde Kontaktperson.
11.06.2024
